Ama size bir şey söyleyeyim: Bu metni ofisimdeki masamda duran dizüstü bilgisayarımda yazıyorum. Gayet klasik bir şekilde. İnsanların yazacakları bir şeyleri olduğu sürece, uzun yıllar sonra bile kendi masalarından çalışmaya devam edeceğini cesurca belirtmek istiyorum. Salondaki koltuktan yazmak, benim için sadece istisnai durumlarda kabul edilebilir.
Yarının ofis çalışanları telesiyej sandalyelerinde otursalar veya Zen bahçesini düzenli olarak ziyaret etseler bile, gün içerisinde belirli bir noktada en azından bir süreliğine masalarına döneceklerdir. Ancak, masalarının başında ayakta durarak çalışmayı tercih edebilirler. Yazımın giriş bölümü biraz provokatif oldu belki, ama sonunda bahsetmek istediğim konuya geldim: Hem çalışma masaları hem de onları kullanma şeklimiz zaman içerisinde değişti. Çalışma masalarının sadece tasarımı değil, özellikleri de değişti. Teknik yenilikler yardımıyla, çalışma şeklimize giderek daha fazla uyarlandılar. Hayvanlar âleminde, değişen koşullara kendilerini uyarlayabilen türlerin hayatta kaldığını biliyoruz.
Çalışma şeklimiz son yıllarda hızla değişti...
Sabit çalışma şekillerinden uzaklaştık ve uzaklaşmaya devam da edeceğiz. Ayrıca uzaktan, yani evden, trenden veya bahçeden çalışabiliyoruz. Toplantılarda geçirdiğimiz zaman, masalarımızda geçirdiğimiz zamandan daha fazla. İş arkadaşlarımızla belirli konuları anında konuşmayı tercih ediyoruz. Yani evet, muhtemelen haklı nedenlerle şu soruyu sormak istiyorum: Hâlen bir masaya ihtiyacımız var mı yoksa masa için az çok gereksiz diyebilir miyiz?
Bence ofisteki masa, kalıcı bir demirbaş olmaya devam edecek. Ancak bu durum, herhangi bir değişiklik olmayacağı anlamına gelmez. Tam tersine. Hem ofis ortamları hem de masalar, tıpkı geçmişte olduğu gibi değişmeye devam edecek.
Bugün kelimenin tam anlamıyla her yerden, hatta bahçeden bile çalışmamız mümkün.Değişimin iki türlü olduğunu göz önünde bulundurmamız önemlidir. Biri iş hayatının düzeniyle ilgili organizasyonel değişiklikler, diğeri ise bu değişiklikleri etkileyen teknik ve teknolojik gelişimlerdir. Tıpkı dedikleri gibi: “Elimizdeki araçlar, gereksinimlere ve teknik olanaklara uyum sağlar.”
Tarihe bir bakış
Geçmişe bir göz atalım: İnsanların belge işlediği ve çeşitli iş süreçlerini yönettiği ilk mekân, ofis dediğimiz ortama dönüştü. Bu mekânlardaki mobilyalar, işletmelerdeki değişikliklere ve teknik olanaklara uyum sağlayabilmek amacıyla sürekli olarak gelişti. En büyük ve en dramatik değişimlerden birinin dijitalleşme ile beraber meydana geldiği tartışılmaz bir gerçek.
Ofisler bilgisayarlar ile tanıştı. Üstelik sadece muhasebe ve sekreterlik departmanlarında değil, aynı zamanda planlama ve tasarım departmanlarında da. Teknik ressamlar büyük çizim tahtalarından CAD yazılımlarına geçti. Mimarlar, tasarımcılar ve teknik ressamlar; cetvellerini, kalemlerini ve pusulalarını bırakıp yerine bilgisayar, fare ve klavye kullanmaya başladılar. Yüksekliği ayarlanabilir elektrikli çalışma masa kullanımını teşvik eden kişiler de onlardı. Çizim tahtası hem oturarak hem de ayakta çalışma olanağını sunuyordu. Teknik ressamlar ve mühendisler, bu sayede, tahtadaki projenin üzerinde oturarak veya ayakta durarak çalışabiliyordu. Ayakta çalışmak mı? Bu, neden bir bilgisayarla da mümkün olmasın?
Dolayısıyla, yüksekliği ayarlanabilen ilk masaların tasarımcılara ait olmasına şaşırmamak gerekir. 1990’ların başlarında, yüksekliği manuel olarak ayarlanabilen CAD masaları vardı. Eğer 1910 yılına geri dönerseniz, ilk yüksekliği ayarlanabilir masayı piyasaya süren Alman Reiss firmasına rastlarsınız. Fakat bu masanın yüksekliği, tıpkı zamanının CAD masaları gibi, tek bir düğme üzerinden ayarlanamıyordu.
LINAK, 1990’lı yıllarda masalara elektrikli yükseklik ayarı kazandıran ilk çözümleri geliştirdi. LINAK, 1998 yılında elektrikli yükseklik ayarına sahip ofis masaları için dünyanın ilk sistemi olan DL1 kaldırma kolonunu tanıttı.
Yenilikler, verimli topraklara ihtiyaç duyar
Yüksekliği ayarlanabilir ilk masaların piyasaya sürülmesinden sonra dünya genelinde talebin tavan yapacağını düşünmek mümkün. Fakat hiç de öyle olmadı. Sırt dostu ve sağlıklı şekilde dönüşümlü olarak oturarak ve ayakta çalışma fikri yalnızca İskandinav ülkelerinde ilgi gördü. Burada, elektrikli yükseklik ayarlı çalışma masalarının pazar payı 2005 yılında %90’ın üzerindeydi.
Almanya’da ve diğer Avrupa ülkelerinde, ofis çalışanlarına ergonomik ve dolayısıyla sağlıklı bir çalışma ortamı sağlamak için yüksekliği ayarlanabilir masalara yatırım hâlen pek yapılmıyordu. Değişen yüksekliklerde çalışmanın avantajları konusunda karar vericileri ikna etmek için çok uğraşmak gerekti. Avantajların kabulü ve dolayısıyla oluşan talep, yalnızca yavaş yavaş arttı. Talep arttıkça fiyat da düştü. Fiyatın düşmesi de elektrikli yükseklik ayarlı iş istasyonlarının zaferine katkıda bulundu. Ofiste çalışma ortamının geliştirilmesine ilişkin yapılan IBA Araştırmasına (2019/2020) göre, Almanya'daki tüm ofis çalışanlarının %28’i 2019 yılında oturarak/ayakta çalışılabilen bir iş istasyonunda çalışmıştır. IBA’nın araştırmasını (sadece Almanca) buradan indirebilirsiniz.
İş sağlığı hekimleri ve ergonomi uzmanları, dönüşümlü olarak oturma ve ayakta durma fikrini kısa sürede benimsedi. Ancak, oturarak/ayakta çalışılabilen iş yerlerinin Almanya'da yayılması uzun zaman aldı.
Yüksekliği ayarlanabilir masa teknolojisi yıllar içinde sürekli olarak gelişti. Aktüatör sistemi teknolojisi, başlangıçta yalnızca yukarı ve aşağı hareketlere olanak sağlıyordu. LINAK, kumanda birimlerini erken zamanda daha akıllı sistemlerle donattı. Bu sayede, mutlak paralel hareket, çarpışma emniyeti ve enerji tasarrufugibi önemli özelliklerin en iyi şekilde uygulanması mümkün oldu. Akıllı sistemler sayesinde daha yenilikçi adımlar atılabilmektedir. Buradaki kilit unsurlar, akıllı masa rezervasyon sistemlerinin entegre edilmesi ve kişiselleştirmelerin yapılabilmesidir.
Geleceğe bakış
Daha bile fazla esneklik: Çalışma masaları, evrimleşmeye ve daha fazla özellik kazanmaya devam edecektir. Değişen iş ortamlarına uyum sağlayacaktır. Burada esneklik çok önemlidir. Pandeminin son birkaç ayı bu gelişmeyi hızlandırdı. Her çalışan için ayrı bir masaya ihtiyacımız var mı? Faaliyet bazlı çalışma yoluyla ofisleri optimize edemez, yerden ve dolayısıyla kaynaklardan tasarruf edemez miyiz? İş yerleri bugün olduğundan daha bile bağımsız mı olacak?
Net olan bir şey var: Yüksekliği ayarlanabilir iş istasyonları artık istisnai bir şey değil, kimsenin vazgeçemeyeceği bir standart olacak. Her durumda, daha fazla insan uzaktan çalışacak ve özel alanlarını ofis olarak kullanacak. Peki, sadece küçük bir daireye sahip kişiler ne yapacak? Birçoğu mutfak masasında, oturma odasının bir köşesinde ve hatta yatak odasında oturuyor. Bu, ofis mobilyası üreticilerinin çözüm bulmalarını gerektiren bir sorundur. Belki de yemek masası işlevi de gören veya bir düğmeye dokunarak duvarda kaybolan çok işlevli bir masa tasarlamaları gerekiyor. Bu, oldukça esnek ve akıllıca bir çözüm olur.
“Çalışma masaları, evrimleşmeye ve daha fazla özellik kazanmaya devam edecektir. Değişen çalışma koşullarına uyum sağlayacak ve dijital olarak ağa bağlanacaktır.”
Son yıllarda dijitalleşmenin iş ve özel hayat arasındaki sınırları nasıl bulanıklaştırdığını görmüş bulunuyoruz. Akşamları akıllı telefondan e-postaları kontrol etmek, birçok insan için artık tamamen normal. Home ofisin artık iş dünyasının vazgeçilmez bir parçası hâline gelmesi, bu yönde atılmış olan bir diğer önemli adımdır. Ancak bu aynı zamanda ev ve ofisin rekabet ettiği anlamına da gelir. Bu nedenle evin çalışma ortamı olarak daha pratik bir şekilde düzenlenmesi ve ofisin biraz daha ev gibi hissettirmesi gerekiyor. Sınırlar her iki yönde de bulanıklaşıyor.
Ofis ve ev ofis arasındaki sınırlar gelecekte daha da bulanık hâle gelecektir.
Önümüzdeki birkaç yıl içinde ofisler daha da değişecek
Ofisler, bir ev ortamına giderek daha fazla benziyor. Önümüzdeki birkaç yıl içinde ofislerin ev ortamına daha bile fazla benzediğini göreceğiz. Home office ile giderek daha fazla rekabet ediyorlar. Ofis, optimum ve sağlıklı bir çalışma ortamı sunabilmelidir.
Ayrıca, çalışanın ofiste kendini evinde hissedebilmesi gerekir. Mobilya bu noktada önemli bir rol oynar. Evde yaşam kültürünün çalışma ortamında yaşatılmasına yardımcı olur. Sürdürülebilir şekilde üretilmiş ve zararlı maddeler içermeyen yeni malzemeler göreceğiz. Masa üstü boyutlarının da değişeceğini düşünüyorum. Daha küçük masa yüzeylerine olan talep artacaktır. Bunun nedeni sadece evdeki sınırlı alan değil, aynı zamanda çalışma düzenlerimizin değişmiş olmasıdır. Ofis işlerinde günümüzde daha az kâğıt kullanıyoruz. Masalarımız, dizüstü bilgisayarlar ve akıllı telefonlar için dock üniteleriyle donatılmış geçici iş istasyonlarına dönüşüyor.
Takım çalışması, yarının ofisinde daha da büyük bir rol oynayacak.
Eski alışkanlıkların yerini daha fazla esneklik alıyor
Çalışma masaları akıllı hâle geliyor: Yarının ofislerinde, yalnızca birkaç çalışanın kendilerine ait sabit bir masası olacak. Proje bazında ekipler oluşturulacak ve masalar esnek bir şekilde kullanılacak.
Çalışma masaları ve iş istasyonları için rezervasyon sistemleri giderek artacak ve norm hâline gelecektir. Dahası, yapay zekâ ofislerde yerini bulacaktır.
Birçok şirkette ofis masaları bir rezervasyon sistemi aracılığıyla birbirine bağlıdır.
Şöyle bir senaryo hayal edelim: Christian pazarlamada çalışıyor ve pazartesi günü sanayi sektörüyle ilgili olarak satış departmanıyla iki toplantısı var. Programında ayrıca bazı teknik belgelerin düzenlenmesi de var. Şirkete gelir ve sistem ona sanayi sektörüne teknik destek veren iş arkadaşlarının hemen yanında uygun bir iş istasyonu atar. Bu sayede, teknik ayrıntılar konusunda ilgili iş arkadaşlarıyla hemen bilgi alışverişinde bulunabilmesi sağlanmış olur. Ayrıca, teknik ekibin toplantı odasının da yakınındadır. Christian’a atanan masa, onun alışkanlıklarını ve en uygun bulduğu oturma ve ayakta durma yüksekliğini biliyor ve ona düzenli olarak ayağa kalkmasını hatırlatıyor. Christian, bu bilgileri profiline kaydetmiş. Masa, çalışma gününün sonunda otomatik olarak temizlik moduna geçer ve bu sayede daha kolay bir şekilde dezenfekte edilip temizlenebilir. Bütün bunlar, masaların kumanda birimlerinin akıllı teknolojiler ile donatılmış olmasını gerektirir.
Bu akıllı teknolojiler daha da ileriye gidebilir. “Niceliksel benlik”, bu noktada uygun bir anahtar kelimedir. Giyilebilir cihazlar ve akıllı telefonlar, sayılan adımlar ve yakılan kaloriler gibi birçok verimizi zaten toplanmaktadır. Bu tür veri toplama faaliyetleri, çalışma hayatlarımıza giderek daha fazla sızacaktır. İşverenler, kendilerini sadece meyve ve içecek sunarak veya kondisyon salonu üyelikleri için ödenek ayırarak ödeyerek sevdiremeyecekler. Egzersiz, dönüşümlü olarak oturmak ve ayakta durmak ve örneğin “ayın en sağlıklı çalışanı” gibi farklı etkinlikler vasıtasıyla iş yerinde ölçülebilir derecede sağlıklı davranmak bir norm hâline gelecektir. Yüksekliği ayarlanabilen masaların zekâsı, diğer avantajlarının yanı sıra bu yönde de veri sağlayacaktır. Yüksekliği ayarlanabilir masalar için sunulan uygulamalar, ayrıca sağlık sigortası primlerini hesaplamak için de kullanılabilir. Sağlıklı ve ergonomik iş istasyonu kullanıcıları, bu sayede sigorta masraflarından da tasarruf edebilir. Bu da tabii ki, verilerin nasıl işleneceğine ilişkin etik tartışmalara yol açabilir; ancak nihayetinde bu durum aynı zamanda sağladıkları teknolojilerin ve fırsatların kabul edilmesine de yol açacaktır.
Bu konuda günümüzde çeşitli fikir çalışmaları mevcuttur
LINAK’ın 2014 yılında Wuppertal Üniversitesi ile ilk kez gerçekleştirdiği “Tasarımın Hareket ile Buluşması” yarışması,heyecan verici fikirleri de beraberinde getirdi. Genç öğrenciler geleceğin masasını geliştirdiler. Yarışmanın sonunda ortaya çıkan çözümler, günümüzde çığır açıcı nitelik taşıyor. LINAK, bu yarışmayı 2020’de tekrar etti. Alınan sonuçlar yine çok etkileyici oldu. Yarışmada ortaya çıkan fikirler 2021 yazında halka sunuldu ve bu fikirlerin bazılarının önümüzdeki yıllarda ofis mobilyası üreticilerinin ürün portföylerinde yer alacağına inanıyorum.
LINAK’ın öğrenciler ile başlattığı “Tasarımın Hareket ile Buluşması” adlı yarışma, geleceğin çalışma masaları için heyecan verici fikirlerin doğmasına yol açtı.
Çalışma masaları, geleceğin ofislerinde yer almaya devam edecek. Ya da çalıştığımız odalarda ve dolayısıyla evlerimizdeki ofislerde de. Fakat geleceğin masası farklı bir görünüme sahip, kendini dönüştürmüş ve çevredeki diğer işlevlerle bütünleşmiş, ağ bağlantılı ve farklı hizmetlerle arayüz oluşturuyor olabilir. Kısaca söylemek gerekirse: Çalışma masası, ölü olmaktan çok uzak.
Makalenin tamamını okumak için buraya tıklayın
Bu metin, Prima Vier Nehring Verlag tarafından yayımlanan “OFFICE PIONEERS” adlı kitap serisine katkı sağlamak amacıyla yazılmıştır. Bu kitap serisinde yer alan 100’den fazla yazar, bizlere ofisin geleceği hakkında fikirler veriyor.
Christoph Messing, LINAK GmbH’nın Genel Müdürü olarak görev yapmaktadır. 20 yılı aşkın süredir ofis konusunda çalışmalar sürdürmektedir.
